0515 – 74 55 84
Om een MJOP te laten opstellen heb je minimaal bouwtekeningen, de splitsingsakte (voor VvE’s) en beschikbare onderhoudshistorie nodig. Deze documenten geven de inspecteur inzicht in de opbouw van het gebouw, de verdeling van verantwoordelijkheden en eerder uitgevoerd onderhoud. Hoe completer de documentatie, hoe nauwkeuriger de meerjaren onderhoudsplanning voor uw vastgoed wordt en hoe beter de kostenbegroting aansluit bij de werkelijke situatie.
Veel VvE’s en vastgoedeigenaren vragen zich af welke documenten precies nodig zijn voordat een conditiemeting of MJOP kan worden uitgevoerd. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen over de MJOP-voorbereiding, zodat je goed voorbereid aan de slag kunt.
Welke bouwtekeningen zijn nodig voor een MJOP?
Voor het opstellen van een MJOP zijn plattegronden, geveltekeningen en doorsneden van het gebouw essentieel. Deze bouwtekeningen geven de inspecteur inzicht in de constructie, afmetingen en indeling van het vastgoed, waardoor oppervlakten nauwkeurig kunnen worden berekend en alle bouwdelen systematisch kunnen worden geïnspecteerd.
De meest waardevolle bouwtekeningen voor een meerjaren onderhoudsplan zijn:
- Plattegronden per verdieping: Deze tonen de indeling van ruimtes, de positie van dragende wanden en de locatie van installaties
- Geveltekeningen: Hiermee kan de inspecteur kozijnen, balkons, gevelafwerkingen en dakranden inventariseren
- Doorsneden: Deze geven inzicht in de opbouw van vloeren, daken en funderingsconstructies
- Installatietekeningen: Tekeningen van verwarmings-, ventilatie- en elektrische installaties helpen bij het beoordelen van de technische staat
Bij appartementencomplexen uit de jaren zeventig tot negentig zijn originele bouwtekeningen vaak nog beschikbaar via het gemeentearchief of de oorspronkelijke architect. Vraag deze tijdig op, want dit kan enkele weken duren. Digitale tekeningen in PDF- of DWG-formaat zijn het handigst, maar ook papieren exemplaren kunnen worden gebruikt.
Waarom is de splitsingsakte belangrijk voor VvE’s?
De splitsingsakte bepaalt welke gebouwdelen gemeenschappelijk zijn en welke privé, wat direct invloed heeft op de scope van het MJOP. Zonder deze akte kan de inspecteur niet vaststellen welke onderdelen onder verantwoordelijkheid van de VvE vallen en dus in de meerjarenonderhoudsplanning moeten worden opgenomen.
In de splitsingsakte en het bijbehorende splitsingsreglement vind je cruciale informatie voor de MJOP-voorbereiding:
- De demarcatie tussen gemeenschappelijk en privé: Is het balkon van de VvE of van de individuele eigenaar? Valt het buitenschilderwerk onder gezamenlijk onderhoud?
- De breukdelen: Deze bepalen hoe kosten worden verdeeld over eigenaren, wat relevant is voor de financiële planning
- Specifieke bepalingen over onderhoud: Sommige splitsingsaktes bevatten afspraken over wie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld kozijnonderhoud of cv-ketels
Voor VvE-bestuurders is het raadzaam om de splitsingsakte voorafgaand aan de conditiemeting door te nemen met de inspecteur. Zo voorkom je discussies achteraf over welke onderdelen wel of niet in het MJOP thuishoren. Dit bespaart tijd en zorgt voor een rapportage die direct bruikbaar is in de ALV.
Welke onderhoudshistorie moet je verzamelen?
Verzamel alle documentatie van groot onderhoud dat in de afgelopen tien tot vijftien jaar is uitgevoerd, inclusief facturen, opdrachtbevestigingen en garantiebewijzen. Deze onderhoudshistorie geeft de inspecteur inzicht in de resterende levensduur van gerenoveerde onderdelen en voorkomt dat recent uitgevoerd werk onnodig opnieuw wordt begroot.
De volgende documenten zijn het meest waardevol voor een nauwkeurig meerjaren onderhoudsplan:
- Facturen van groot onderhoud: Denk aan dakrenovaties, gevelreiniging, schilderwerk en liftonderhoud
- Onderhoudscontracten: Lopende contracten voor bijvoorbeeld liftonderhoud, cv-installaties of brandmeldinstallaties
- Garantiebewijzen: Garanties op dakbedekkingen, kozijnen of installaties bepalen wanneer vervanging realistisch is
- Keuringsrapporten: Eerdere conditiemetingen, liftinspecties of brandveiligheidskeuringen
- Klachtenoverzichten: Terugkerende klachten over lekkages, tocht of storingen geven signalen over verborgen gebreken
Heb je geen complete administratie? Verzamel dan in ieder geval wat beschikbaar is. Zelfs losse facturen of mondelinge informatie van de huismeester of langzittende bewoners kan waardevolle context bieden voor de inspecteur.
Wat als je niet alle documenten hebt?
Een MJOP kan ook worden opgesteld als niet alle documenten beschikbaar zijn. De inspecteur voert dan een uitgebreidere visuele inspectie uit en maakt ter plaatse metingen om ontbrekende informatie te compenseren. Dit kan wel leiden tot iets hogere inspectiekosten en mogelijk minder gedetailleerde oppervlakteberekeningen.
Bij ontbrekende bouwtekeningen zijn er verschillende oplossingen:
- Gemeentearchief raadplegen: Veel gemeenten bewaren bouwvergunningdossiers met originele tekeningen
- Kadaster opvragen: Het Kadaster heeft soms splitsingstekeningen beschikbaar
- Inmeten ter plaatse: De inspecteur kan oppervlakten en afmetingen tijdens de inspectie opmeten, eventueel volgens NEN2580
- Drone-opnames: Voor daken en gevels kunnen drone-opnames ontbrekende tekeningen deels compenseren
Voor VvE’s zonder complete administratie is het verstandig om dit vooraf te bespreken met het inspectiebedrijf. Zij kunnen aangeven welke documenten essentieel zijn en welke gemist kunnen worden. Wees ook eerlijk over wat je niet hebt, zodat de inspecteur hier rekening mee kan houden in de planning en prijsopgave.
Hoe lever je de documenten het beste aan?
Lever documenten bij voorkeur digitaal aan via een gestructureerde mappenstructuur, minimaal twee weken voor de geplande inspectiedatum. Dit geeft de inspecteur tijd om de stukken door te nemen, gerichte vragen voor te bereiden en de inspectie efficiënt in te plannen.
Een praktische aanpak voor het aanleveren van MJOP-documenten:
- Maak een digitale map aan met submappen voor bouwtekeningen, splitsingsakte, onderhoudshistorie en overige documenten
- Gebruik duidelijke bestandsnamen zoals “Plattegrond_begane_grond.pdf” of “Factuur_dakrenovatie_2022.pdf”
- Scan papieren documenten in leesbare kwaliteit, bij voorkeur als doorzoekbare PDF
- Voeg een overzichtslijst toe waarin je aangeeft welke documenten zijn bijgevoegd en welke ontbreken
- Deel via een beveiligde link via WeTransfer, Dropbox of een vergelijkbare dienst
Heb je fysieke tekeningen die te groot zijn om te scannen? Overleg dan of je deze bij de inspectie kunt overhandigen of dat het inspectiebedrijf deze kan laten digitaliseren. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de conditiemeting soepel verloopt en je sneller een bruikbaar MJOP ontvangt.
Hoe Vastgoedbeheerteam helpt bij MJOP documenten
Wij begrijpen dat het verzamelen van de juiste documenten voor een meerjaren onderhoudsplan tijdrovend kan zijn, vooral voor VvE-besturen die dit naast hun dagelijkse bezigheden moeten doen. Vastgoedbeheerteam ondersteunt je daarom niet alleen bij de conditiemeting zelf, maar ook bij de voorbereiding.
Wat wij voor je kunnen betekenen:
- Persoonlijke intake: We bespreken vooraf welke documenten je hebt en welke nog nodig zijn
- Hulp bij het opvragen: We adviseren waar je ontbrekende tekeningen of aktes kunt vinden
- NEN2580-metingen: Als bouwtekeningen ontbreken, kunnen wij nauwkeurige oppervlaktemetingen uitvoeren
- Drone-inspecties: Voor moeilijk bereikbare daken en gevels zetten we drones in
- Digitale dossiervorming: Via onze samenwerking met gebouwenbeheersoftware zoals Pactum borgen we alle documenten overzichtelijk in één digitaal dossier
Heb je vragen over welke documenten je nodig hebt voor jouw specifieke situatie? Neem vrijblijvend contact met ons op via 0515 74 55 84 of info@blankhorstvastgoedbeheer.nl. We denken graag met je mee over een praktische aanpak voor de MJOP-voorbereiding van jouw appartementencomplex. Bekijk ook onze diensten op het gebied van professioneel beheer en onderhoud van vastgoed.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om alle benodigde documenten te verzamelen voor een MJOP?
Reken op twee tot vier weken voor het verzamelen van alle documenten, vooral als je bouwtekeningen moet opvragen bij het gemeentearchief of Kadaster. Begin daarom minimaal zes weken voor de gewenste inspectiedatum met het inventariseren van wat je hebt en wat je nog moet aanvragen. Maak een checklist en verdeel taken binnen het VvE-bestuur om het proces te versnellen.
Kan ik een bestaand MJOP gebruiken als basis voor een nieuw plan?
Ja, een eerder opgesteld MJOP is zeer waardevol voor de inspecteur, zelfs als het verouderd is. Het geeft inzicht in eerder geïnventariseerde bouwdelen, destijds gehanteerde uitgangspunten en de oorspronkelijke kostenbegrotingen. Lever het oude MJOP mee als onderdeel van de onderhoudshistorie, zodat de inspecteur kan vergelijken en trends kan signaleren.
Wat als de splitsingsakte onduidelijk is over bepaalde gebouwdelen?
Bij onduidelijkheden in de splitsingsakte is het verstandig om vooraf als VvE-bestuur een standpunt in te nemen over twijfelgevallen en dit schriftelijk vast te leggen. Bespreek dit met de inspecteur tijdens de intake, zodat het MJOP aansluit bij de praktijk van jullie VvE. Overweeg bij structurele onduidelijkheden juridisch advies in te winnen of de splitsingsakte te laten wijzigen.
Moet ik ook documenten aanleveren van onderhoud dat door individuele eigenaren is uitgevoerd?
Voor privé-onderdelen is dit niet noodzakelijk, maar informatie over onderhoud aan de grens van gemeenschappelijk en privé kan wel relevant zijn. Denk aan kozijnvervanging of balkonrenovaties die eigenaren zelf hebben laten uitvoeren. Vraag bewoners om relevante informatie te delen, zodat de inspecteur een compleet beeld krijgt van de staat van het gebouw.
Hoe vaak moet een MJOP worden geactualiseerd en welke documenten zijn daarvoor nodig?
Een MJOP wordt doorgaans elke vijf jaar geactualiseerd, of eerder als er groot onderhoud is uitgevoerd. Voor een actualisatie heb je het bestaande MJOP, documentatie van tussentijds uitgevoerd onderhoud en eventuele wijzigingen in de splitsingsakte nodig. Houd daarom een lopend dossier bij van alle onderhoudswerkzaamheden, zodat de actualisatie soepel verloopt.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het aanleveren van MJOP-documenten?
De meest voorkomende fouten zijn: documenten te laat aanleveren waardoor de inspectie moet worden uitgesteld, onleesbare scans van bouwtekeningen, en het vergeten van garantiebewijzen die de restlevensduur van onderdelen beïnvloeden. Vermijd ook het aanleveren van honderden losse bestanden zonder structuur. Neem de tijd voor een goede mappenindeling en controleer of alle bestanden correct openen.
Zijn er kosten verbonden aan het opvragen van documenten bij het gemeentearchief of Kadaster?
Ja, voor het opvragen van bouwtekeningen bij het gemeentearchief betaal je meestal een klein bedrag per tekening of per aanvraag, variërend van €10 tot €50. Het Kadaster rekent eveneens kosten voor het opvragen van splitsingstekeningen en aktes. Informeer vooraf naar de tarieven en levertijden, en vraag of digitale levering mogelijk is om verzendkosten te besparen.
Gerelateerde artikelen
- Welke energiebesparende maatregelen leveren VvE's het meest op?
- Welke ruimtes tellen wel of niet mee in NEN 2580?
- Wat zijn de voordelen van een NEN 2580 meetrapport?
- Wat is het verschil tussen een MJOP en een bouwkundig rapport?
- Wat moet er in een MJOP staan?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.